Подготовка к экспертизе начинается с проверки структуры сводного сметного расчёта. Смотрят главы, лимитированные затраты, прочие работы и затраты и основание каждой строки: откуда взято число, по какой норме или по какому предложению поставщика. Строка без основания — типичный повод для вопроса эксперта, поэтому такие места исправляются до подачи. Для заказчиков из Москвы и Московской области работа ведётся по документам, присланным в электронном виде. Сметчик называет, чего в комплекте не хватает, и запрашивает недостающее одним перечнем. Проверка строится от общего к частному: сначала главы и итоговые суммы, затем объектные и локальные сметы, затем отдельные расценки. Такая последовательность позволяет найти ошибку на том уровне, где она возникла, и не исправлять следствия вместо причины.
Следующий шаг — комплектность. В пакете должны быть сводный сметный расчёт, объектные и локальные сметы, пояснительная записка, ведомости объёмов и обоснования цен. Цены ресурсов, которых нет во ФГИС ЦС, обосновываются конъюнктурным анализом по Методике 421/пр, и этот комплект собирается заранее, а не после первого замечания. Если требуется, сметные файлы и сопутствующие документы готовятся в формате XML по актуальной схеме, чтобы подача не остановилась на техническом отказе. Требования к составу и оформлению зависят от того, где проходит экспертиза, а потому для заказчиков из Москвы и области комплект собирается под конкретную процедуру, а не по общему шаблону. Пояснительная записка перечисляет нормативы, принятые индексы и источники цен, чтобы эксперт видел логику расчёта сразу.
После получения замечаний ведётся реестр: что получено, что исправлено, что снято и какие вопросы требуют решения проектировщика. Реестр показывает заказчику состояние работы без обращения к исполнителю и не даёт потерять вопросы, которые лежат на стороне проектной организации. Позиции реестра закрываются по мере поступления ответов, а нерешённые остаются на виду до подачи. Если проектировщик меняет решение, смета пересчитывается, и в реестре появляется запись о том, какие строки изменились и почему.
Каждое замечание получает ответ: исправление в смете либо обоснование со ссылкой на норму. При повторном рассмотрении заказчик из Москвы передаёт эксперту согласованную версию, в которой изменения отмечены, и эксперту не нужно искать их самостоятельно. Пересчёт затрагивает только те позиции, на которые повлияла правка, поэтому уже принятые разделы остаются прежними. Сметы при этом остаются связанными с проектом: каждому решению соответствует объём и расценка, а позиций без основания в комплекте нет. Работа возможна и с государственной, и с негосударственной экспертизой. Результат передаётся в редактируемом виде и в PDF, а реестр замечаний остаётся у заказчика как рабочий документ: по нему видно, какие вопросы закрыты, а какие ещё ждут решения проектировщика или подрядчика.